В понятие «личное дело» входит ряд документов, содержащих информацию о самом сотруднике и его трудовой деятельности. Эти бумаги сшивают в одну папку, маркируют и хранят согласно установленным правилам. Формирование, систематизация и архивирование личных дел персонала обычно поручаются специалистам отдела кадров.
Обязательно ли ведение такого учета?
В соответствии с законодательством РФ личные дела должны быть заведены для следующих категорий работников:
- сотрудники силовых ведомств и военнослужащие;
- научно-педагогические работники;
- гражданские государственные служащие (чиновники всех рангов, работающие в Госдуме, Администрации Президента, в федеральных и муниципальных ведомствах, местных органах власти);
- специалисты Федеральной таможенной службы.
Для остальных личные дела необязательны. Но любая компания-работодатель может добровольно организовать указанную работу. Для нормативного регулирования данного вопроса необходимо разработать и утвердить специальный локальный акт.
Как не нарушить закон при обработке персональных данных сотрудника?
Хотя требование о ведении личных дел персонала не касается большинства коммерческих фирм, многие из них предпочитают делать это по собственной инициативе. Они используют такую документацию как удобный инструмент и источник полезной информации. Личные дела позволяют быстро и без труда выяснить какой-либо момент про сотрудника, найти сведения по запросу внешних пользователей, например:
- из консульства, где работник оформляет визу;
- от кредитного специалиста, рассматривающего поданную заявку на получение займа;
- из медицинского учреждения и т. п.
Так как у компании уже есть многие данные о сотруднике, отдел кадров сможет без дополнительных справок и сведений назначить ему выплаты или льготы (конечно, при наличии соответствующих оснований).
Использовать и хранить анкетные данные, личные карточки, фотографии и копии других документов со сведениями о работнике необходимо в порядке, предусмотренном для обработки персональных данных.
Вопрос обращения с такой информацией прописан в федеральном законе 152 от 27.07.06. В нем сказано, что ее обработка и хранение возможны только при выполнении трех условий:
- работник предоставил письменное согласие и заверил личной подписью;
- согласие содержит конкретные цели обработки и хранения информации о сотруднике;
- персональные данные, включенные в личное дело работника, не являются избыточными для реализации указанных целей.
Таким образом, для большинства ситуаций оказывается неоправданным хранение в личном деле копий паспорта, ИНН и СНИЛС, свидетельства о браке, разводе, диплома и т. д.
Чем грозят такие нарушения работодателю?
Если в личном деле хранятся лишние документы сотрудника, то согласно КоАП, статье 13.11, части 1 организация будет оштрафована на 30–50 тысяч рублей.
При хранении и использовании персональных данных без письменного согласия их обладателя назначается наказание в соответствии с частью 2 этой же статьи КоАП — штраф в размере 15–75 тысяч рублей.
Если работодатель несвоевременно отвечает на запросы сотрудника по поводу его персональных данных, хранящихся в компании, часть 5 статьи 13.11 КоАП предписывает наложить на виновное юридическое лицо штраф в размере 15–45 тысяч рублей.
Как формируется личное дело работника?
Чтобы избежать санкций контролирующих органов, действовать нужно строго в соответствии с требованиями законодательства:
- Сначала необходимо получить от сотрудника согласие.
- После этого можно приступать к составлению личного дела. Удобно делать это на бланках и по образцами, скачанным из интернета.
Заполняйте в указанном порядке:
Здесь следует привести наименование предприятия и внутреннее структурное подразделение, где работает соответствующий специалист. Потом пишется фонд, опись и номер дела. Следом строка «Личное дело №», на которой проставляется порядковый номер. Приводится полное ФИО сотрудника.
Также важно записать количество листов в папке и срок хранения (обычно 75 лет).
Представляет собой таблицу, в которой отражены все вложения с наименованиями, номерами страниц расположения, датами оформления конкретного документа и включения его в дело.
Сюда попадают документация со сведениями о трудовой деятельности. Все листы размещаются в папке и нумеруются хронологически в сквозном порядке.
В нем указывается фонд, опись и номер дела, а также литерная нумерация. Должны быть проставлены страницы, которые оказались пропущены при нумерации, сделана отметка о наличии повреждений, крупноформатных листов и конвертов. В конце проставляются подпись ответственного специалиста отдела кадров с расшифровкой и дата составления дела.
Что можно включать в личное дело работника?
В первую очередь, туда помещают согласие на обработку персональных данных от самого сотрудника.
Кроме того, если это обосновано целью хранения, в папке могут находиться (оригиналы или копии в зависимости от типа документа):
- анкета и характеристика;
- резюме и автобиография;
- заявление на приеме на данную работу;
- форма Т-2 (личная карточка);
- трудовой договор с дополнительными соглашениями (при наличии);
- приказы о приеме, переводах, командировках, отпусках и т. д.;
- договор о возложении материальной ответственности на сотрудника;
- должностная инструкция;
- распоряжения и приказы, относящиеся к данному специалисту, за все время работы на этом предприятии (например, о дисциплинарном взыскании);
- справки о прохождении профессиональных медосмотров;
- документы об аттестациях, экзаменах, повышении квалификации;
- заявления и служебные записки, которые ранее подавал сотрудник.
Лучше не хранить в личном деле (или делать это с большой осторожностью) копии таких личных документов, как паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет, свидетельства о рождении детей, разводе, браке. Но информация из них так или иначе все равно фигурирует в личном деле работника. Например, паспортные данные отражены в личной карточке, а номер налогоплательщика можно без труда найти в открытых электронных базах профильных федеральных ведомств.
Но есть данные, которые не должны попасть в личное дело в любом случае. Это:
- документы, которые свидетельствуют о политических и религиозных убеждениях;
- факты частной жизни (на каких бы носителях и в каком бы виде они ни были представлены);
- документы, которые не могут оказаться доступны посторонним по этическим соображениям.
Выводы
Личное дело — это удобный и систематизированный источник информации в кадровой работе предприятия. С его помощью собираются и приводятся в порядок многие данные о сотрудниках.
Однако ведение личных дел — очень ответственный и рискованный процесс. В 2014–2015 годах прокатилась волна судебных разбирательств, которые прямо коснулись профессиональной деятельности специалистов по персоналу. По завершении нескольких громких процессов, 11.03.14 ФАС Северо-Кавказского округа издал важное Постановление. В нем было указано на неправомерность произвольного выбора документов о работнике для обработки и хранения. В дело должны входить только те бумаги, которые адекватны конкретной ситуации и соответствуют целям. Суд посчитал недопустимым хранить любые ранее полученные данные сотрудника, собирая их хаотично, без учета содержания и назначения. Такой подход противоречит действующему законодательству, так как в конечном счете приводит к нарушению прав и свобод работников.
