Должностные инструкции: как составлять и утверждать?

В законе не содержится понятие должностной инструкции. Но в работе любой компании это очень важный и совсем не формальный документ. В должностной инструкции отражаются обязанности, ответственность и права сотрудника и работодателя. Составление такого документа позволяет:

1. Установить четкую иерархию в организации и соблюдать подчиненность.
2. Обосновать принятые кадровые решения, в том числе при судебных разбирательствах.
3. Выполнить требования законодательства (в частности, государственные органы обязаны разработать должностные инструкции для каждого служащего).
4. Если внести в подобный документ плохо продуманные положения, неправильно его оформить или утвердить не по процедуре, то для компании появятся серьезные риски. При полном отсутствии должностной инструкции работодателю грозят штрафы или предписание выплатить компенсации сразу по целому ряду оснований.

Что включает этот документ?

• Должностная инструкция представляет собой организационно-распорядительный акт локального значения. Состоит из следующих пунктов:
• трудовые функции работника;
• необходимые деловые качества. Перечисляются квалификационные требования к претенденту на должность, в том числе, каким должно быть образование, минимальный опыт, обязательна ли спецподготовка и т. д.;
• права, обязанности, ответственность.
• Описание учитывает специфику условий труда, вид производства и схему управления на конкретном предприятии (Трудовой кодекс РФ, статья 8, письма Роструда от 09.08.07 и от 30.11.09).
• Четкие требования о наличии должностных инструкций для всех специалистов предусмотрены только в государственных учреждениях. Также некоторые отраслевые нормы включают обязанность работодателей регламентировать должностные обязанности персонала, например:
• приказ МВД РФ 960 от 22.08.11 — для частных охранных фирм;
• федеральный закон 323 от 21.11.11 — для работников медицинских организаций.
• Остальные организации ориентируются в этом вопросе на собственные потребности. Иногда в небольших компаниях должностные инструкции действительно не являются остро необходимыми. Однако крупным предприятиях важно детализировать свою деятельность, чтобы было проще отслеживать качество выполнения сотрудниками возложенных на них обязанностей.
• Должностная инструкция одинаково нужна как работнику, так и работодателю. С этим согласен и Роструд в своем письме от 09.08.07.
• Приведем пример:
• В должностной инструкции продавца не прописана обязанность убирать торговое место. В таком случае работник может не проводить уборку, не опасаясь дисциплинарных последствий. И наоборот, при наличии в документе соответствующего пункта и отказа работника выполнять данное предписание, организация будет вправе применить взыскание.

Виды и функции должностных инструкций

Классификация

1. По адресности:

• для одного сотрудника (индивидуальная). В такой инструкции отражаются квалификационные требования к конкретному работнику. Составляется именно для его должности. Разрабатывается в виде локального акта или приложения к трудовому контракту;
• для группы сотрудников (типовая). Предназначена для работников, которые назначены на одинаковую должность, выполняют идентичные функции и близки по деловым качествам. При любых отличиях составляются разные инструкции. Является локальным актом.

2. По юридической значимости и способу изменения:

• часть трудового договора. В этом случае должностная инструкция описывает трудовые функции конкретного сотрудника. Изменять условия в ней разрешается только при согласии обеих сторон (Трудовой кодекс РФ, статьи 72, 74 — о необходимости получать согласие работника). Составляется в письменном виде, в форме дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31.10.07);
• отдельный локальный акт. Инструкция не прилагается к трудовым договорам и предназначена для нескольких работников. Если нужно, работодатель вправе внести в нее изменения. Но главное условие — трудовые функции соответствующих сотрудников должны остаться прежними. Если принята новая редакция должностной инструкции, следует повторно ознакомить с ней работников и собрать их подписи (письмо Роструда от 31.10.07).

3. По содержанию:

• должна отражать требования к квалификации. Если не включить эту информацию в должностную инструкцию, сотруднику впоследствии не удастся подтвердить применение особого порядка оплаты труда, а также льготный стаж и другие трудовые гарантии (ТК РФ, статья 57, часть 2 и статья 195.3);
• квалификационные требования отражать необязательно. Достаточно убедиться, что для какой-то должности специальные квалификационные требования отсутствуют. Тогда профстандарты, ЕКС и ЕТКС применять не нужно.

Функции должностной инструкции

1. Описание сути работы.

В трудовом договоре может быть указана трудовая функция работника (ТК РФ, статья 57), но только в сжатом виде. Обычно приводится название должности и подразделение, а функция и квалификация прописываются тезисно. Иногда просто дается сноска на соответствующую должностную инструкцию.

2. Обоснование увольнения или отказа в трудоустройстве по причине отсутствия необходимых деловых качеств.

В частности, ссылаясь на должностную инструкцию проще:

• не брать кандидатов на работу;
• выносить отрицательные вердикты по результатам испытательного срока;
• расторгать трудовой договор после аттестации, показавшей, что у работника недостаточно знаний и навыков для занимаемой должности.

3. Четкое разделение обязанностей.

Индивидуальные должностные инструкции закрепляют за каждым работником в одном отделе и в одной должности конкретные функции: среди бухгалтеров в бухгалтерии, среди юристов в правовом департаменте и т. п. Это помогает избегать конфликтных ситуаций в трудовом коллективе.

4. Возможность гибкого перераспределения обязанностей.

Если для работников одного подразделения составлена типовая должностная инструкция, то при необходимости можно на время поручать фактический функционал одного сотрудника другому. Разрешается дополнять обязанности без изменения основной трудовой функции.

5. Основание для применения дисциплинарного взыскания.

Если в должностной инструкции права и обязанности сотрудника указаны подробно, можно легко доказать неисполнение им конкретных пунктов (ТК РФ, статьи 192,193). Например, если специалист по кадрам отказывается носить кадровые документы на подпись руководителю, считая, что это работа секретаря.

Совет эксперта

Можно разрабатывать должностные инструкции заранее, учитывая необходимые реквизиты данного документа. Ориентируйтесь на аналогичные квалификационные требования, если составляете инструкции для конкретных должностей. Даже в случаях, когда закон не обязывает делать это, используйте имеющуюся информацию, чтобы ускорить процесс разработки.

Внимание! Должностные инструкции не могут быть одинаковыми абсолютно для всех работников. Необходимо составить отдельные документы с квалификационными требованиями, правами и обязанностями, соответствующими определенной должности. Работодатель вправе сделать должностные инструкции персонально для каждого сотрудника.

Основное назначение документа

Должностная инструкция — это эффективный инструмент в следующих ситуациях:

• нужно проверить работника на соответствие квалификационным требованиям в течение испытательного срока;
• важно найти веские основания для отказа в работе;
• сотрудники занимают одинаковые должности, но будут выполнять немного разные функции. Индивидуальные должностные инструкции помогают конкретизировать обязанности и официально распределить их между работниками.

Совет эксперта

Чтобы повысить эффективность труда и исключить дублирование обязанностей, работодателю целесообразно разрабатывать должностные инструкции для каждого сотрудника. Однако для занимающих одинаковые должности все равно устанавливаются одинаковые оклады в штатном расписании предприятия. Можно применять разные размеры доплат, надбавок или других видов вознаграждений за труд, исходя из сложности работы, фактического уровня квалификации и иных показателей.

Порядок составления должностных инструкций

Возможно использование типовых должностных инструкций или разработка индивидуальных.

Приведем пример.

В секретариате организации трудятся несколько специалистов, выполняющих разные функции: одному поручено обрабатывать входящую корреспонденцию, другому — контролировать электронный документооборот и т. д. Все они занимают одну и ту же должность — секретарь, однако у каждого — особые, закрепленные именно за ним обязанности. В подобной ситуации придется составить для всех работников секретариата персональные должностные инструкции.

Но бывает, что работники не просто числятся в одинаковых должностях, но и делают одно и то же. Тогда никакого смысла утверждать для них отдельные инструкции нет. Достаточно составить и распечатать единственный экземпляр должностной инструкции на всех. К нему приложите список ознакомления с обязанностями и соберите подписи.

Каких-то единых и утвержденных функциональных обязанностей в законодательстве не предусмотрено. Но есть общие правила, указывающие, из каких именно пунктов должна состоять инструкция и как ее оформлять. Обязательными признаются следующие разделы:

• требуемый уровень образования и квалификации, минимальный стаж;
• подробный функционал — полный перечень трудовых обязанностей;
• лица или руководящие позиции, которым сотрудник подчиняется напрямую. Помните: чем детальнее прописаны обязанности персонала, тем проще их выполнять, отчитываться по ним и контролировать;
• что нужно знать — перечисляются конкретные федеральные и внутренние локальные акты, которые требуются в данной работе;
• с кем сотрудник взаимодействует в процессе трудовой деятельности — указываются все возможные связи с работниками своего или других подразделений;
• права. Нужно описать, к какой информации дается доступ, что данный специалист может требовать от работодателя и других работников и т. п.;
• ответственность. Не нужно просто переносить положения из Трудового кодекса. Что нарушения закона со стороны руководящего работника приведут к тяжелым последствиям, понятно и без должностной инструкции. Важно конкретизировать, за что специалист несет персональную ответственность, например, за сохранность определенного имущества, за поддержание чистоты помещений и аналогичные вопросы.

Совет эксперта

Чтобы написать должностную инструкцию для своего персонала, воспользуйтесь профстандартами по соответствующей должности. Ознакомиться с электронным справочником профессий можно на официальном сайте ответственного ведомства — Министерства труда и социальной защиты.

Типовые должностные инструкции легко найти в интернете. Однако такой документ не будет учитывать условия и требования именно на вашем предприятии. При этом многие ошибочно полагают, что нельзя изменить что-либо или дополнить типовую инструкцию под собственные потребности. Напротив, любая шаблонная инструкция нуждается в доработке. Она должна быть максимально конкретизирована, исходя из имеющихся обстоятельств.

Если работодатель не сделает необходимых корректировок и не отразит в должностной инструкции фактический и полный функционал работника, организацию и руководство привлекут к административной ответственности.

Как проводится утверждение готового документа?

Такая необходимость возникает в начале деятельности фирмы, при вводе в штатное расписание дополнительных должностей или при расширении (изменении) функционала существующих работников.

Основные правила изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так, при оформлении должностной инструкции на титульном листе необходимо проставить гриф «Утверждаю», а ниже указать должность ответственного руководителя и оставить место для подписи. Также вместо этого можно просто издать специальный приказ о принятии новых должностных инструкций.

Необходимо ознакомить каждого сотрудника с инструкцией к занимаемой им должности (после приема на работу или после изменения обязанностей). Лучше сделать два экземпляра документа и один выдать работнику на руки после получения от него подписи.